Welche Aufgaben übernimmt die Immobilienverwaltung?

Autor: Deutsche Immobilien Agentur. Aktualisiert am: 18.01.2023 | 3 Kommentare

Die rechtliche, technische und kaufmännische Verwaltung einer Immobilie wird schnell zum Vollzeitjob. Deshalb übernehmen viele Wohnungseigentümer diese Aufgabe nicht selbst, sondern beauftragen einen Immobilienverwalter.

Dieser kümmert sich je nach Aufgabengebiet um das gemeinschaftliche Wohneigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft oder übernimmt Angelegenheiten in der Miethausverwaltung. Die Anforderungen, Befugnisse und Pflichten der Verwaltung sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgeschrieben.

Aufgaben der WEG-Verwaltung

Wenn Immobilienbesitzer ihre eigenen vier Wände selbst bewohnen, fallen andere Aufgaben an als im Rahmen einer Weitervermietung. Deshalb bestellt eine Eigentümergemeinschaft meist einen WEG-Verwalter, der sich neben der Immobilie an sich beispielsweise den gemeinschaftlichen Räumen wie Hausfluren, Kellern und Gartenanlagen annimmt.

Die Beauftragung einer WEG-Verwaltung ist in der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung festgeschrieben und darf zunächst für maximal 3 Jahre erfolgen. Die erneute Wahl des Immobilienverwalters muss durch einen Mehrheitsbeschluss erfolgen und darf für maximal weitere 5 Jahre festgelegt werden.

Laut Gesetz sind Immobilienverwalter zum Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung sowie 20 Stunden Weiterbildung in einem Zeitraum von 3 Jahren verpflichtet.

Rechte und Pflichten der Immobilienverwaltung für Eigentümer nach § 27 WEG, u. a.

• Durchführung der Beschlüsse durch die Wohnungseigentümer
• Umsetzung der Hausordnung
• Ordnungsgemäße Instandhaltung und Beauftragung bzw. Durchführung von Instandsetzungen gemeinschaftlichen Eigentums
• Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder, die mit der laufenden Verwaltung gemeinschaftlichen Eigentums im Zusammenhang stehen
• Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen an die Gesamtheit der Wohnungseigentümer
• Maßnahmen zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen rechtlichen Nachteils
• Geltendmachung von gerichtlichen und außergerichtlichen Ansprüchen

Zudem können die Wohneigentümer weitere Aufgaben in einem Vertrag mit der Immobilienverwaltung bestimmen, dazu können u. a. zählen

• Organisation der Garten- und Anlagenpflege
• Reinigung von Kellern und Fluren
• Bestellung von Winterdienst und Schneeräumung
• Organisation und Protokollierung von Versammlungen der Eigentümergemeinschaft
• Überwachung von Vorgaben aus Beschlüssen der Versammlung

Aufgaben der Miethausverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Immobilienbesitzer, die ihr Wohneigentum untervermieten, möchten sich meistens möglichst wenig um die Belange ihrer Mieter kümmern müssen. Aus diesem Grund beauftragen sie einen Immobilienverwalter, der als Bindeglied zwischen den Eigentümern einer Wohneinheit und den darin lebenden Mietern fungiert.

Dadurch wird die Immobilienverwaltung sowohl auf Seiten des Vermieters als auch auf Seiten des Mieters zum Ansprechpartner für Probleme aller Art (Vgl. u.a.: Aufgaben WEG-Verwalter nach VDiV).

Neben den gesetzlichen geregelten Leistungskatalog kann jeder Verwalter seinen Leistungsumfang natürlich noch um spezielle Leistungen ergänzen (Vgl. u.a. PANDION SERVICE: Hausmeisterservices, Gartenpflegearbeiten, Haustechnik etc.).

Rechte und Pflichten der Immobilienverwaltung für Vermieter

• Durchführung der Hausordnung
• Durchführung und Beauftragung von Reparaturen
• Klärung von Differenzen unter den Mietparteien
• Erstellung von Mietverträgen
• Vermietung von leerstehenden Wohnungen
• Begehung von Wohnraum und Vorauswahl möglicher Mieter
• Überprüfung der Bonität
• Abwicklung der Kaution
• Beschaffung Energieausweis
• Kündigung von Mietern bei vertragswidrigem Verhalten

Was darf ein Immobilienverwalter?

Wichtig ist, dass Eigentümer und Verwalter alle notwendigen Pflichten und Befugnisse vor Ausübung der Verwaltungstätigkeiten über einen Vertrag geklärt haben. Grundsätzlich ist der Immobilienverwalter aber beispielsweise dazu befugt, kleine und notwendige Reparaturen ohne Rückbestätigung durch den Wohneigentümer zu veranlassen.

Es besteht jedoch die Pflicht, sich dafür mindestens 3 Angebote einzuholen und den Auftrag an den besten Anbieter zu vermitteln. Auf diese Weise soll Vetternwirtschaft auf Kosten des Eigentümers verhindert werden.

Sind größere Instandsetzungen vonnöten, muss sich der Immobilienverwalter aber die mehrheitliche Einwilligung der Wohnungseigentümergemeinschaft einholen. Darüber hinaus besteht eine Rechnungslegungspflicht gegenüber der WEG.

Spätestens 6 Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres besteht für den Immobilienverwalter die Pflicht, die Betriebskostenabrechnung den Eigentümern zugänglich zu machen. Dies kann im Falle von Wohneigentümern z. B. über einen Aushang im Hauseingang erfolgen.

Kommt es zu einer Notsituation wie eine Havarie darf der Immobilienverwalter den Zugang zu den betroffenen Wohnungen einfordern – allerdings nur in Absprache mit den Mietern. Üblicherweise ist die Verwaltung im Besitz eines Wohnungsschlüssels.

Was kostet ein Immobilienverwalter?

Diese Frage lässt sich pauschal schwer beantworten, denn in die Kosten für einen Immobilienverwalter spielen verschiedene Aspekte der Immobilie mit rein.

• Art der Verwaltung: Mietverwaltung vs. WEG-Verwaltung
  Für die Immobilienverwaltung macht es einen enormen Unterschied, ob es nur einen Eigentümer gibt und 20 Wohnungen vermietet werden oder ob es sich um ein Gebäude handelt, in denen 20 Wohneigentümer leben. Die erste Variante ist deutlich einfacher zu handhaben.

• Lage des Hauses
  Teure Metropole oder ländliche Vorstadt? Je nach Situierung erhöhen sich die Verwaltungskosten.

• Größe der Immobilie
  Während es kleine Immobilien mit unter 10 Wohneinheiten oft schwer haben, überhaupt eine Verwaltung zu finden, müssen größere häufig tiefer in die Tasche greifen.

• Zustand der Immobilie
  Ein schlechter Zustand bedeutet für die Immobilienverwaltung einen regelmäßigen Mehraufwand, wenn ständige Reparaturen anfallen und Handwerker beauftragt werden müssen. Demnach ist verständlich, dass die Kosten geringer ausfallen, wenn sich die Immobilie in einem guten Zustand befindet.

Trotzdem lässt sich ein durchschnittlicher monatlicher Betrag pro Wohneinheit berechnen, wenn die Werte für WEG-Verwaltungen aus der Vergangenheit für verschiedene Objekte zu Grunde liegen.

Demnach liegen die Kosten zwischen 18 Euro und 30 Euro netto pro Einheit und Monat für die WEG-Verwaltung.

Soll ein Mietshaus verwaltet werden, zahlen die Eigentümer zwischen 20 Euro und 26 Euro netto pro Einheit und Monat.

Generell gilt aber laut Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV): Je kleiner die Eigentümergemeinschaft ist, desto höher fallen die Kosten für die einzelnen Eigentümer aus.